Mag een werkgever werknemers heimelijk monitoren?

Mag een werkgever werknemers heimelijk monitoren?

Thuiswerken en flexibel werken zijn inmiddels de normaalste zaak van de wereld. Voor werkgevers is daardoor niet altijd zichtbaar wanneer en hoeveel een werknemer daadwerkelijk werkt. Maar mag een werkgever bij twijfel zomaar de inloggegevens of het computergebruik van een werknemer controleren?

Over die vraag boog de Rechtbank Den Haag zich onlangs.[1] In deze zaak werkte een werknemer sinds 2022 als manager Finance en IT en werkte hij gedeeltelijk vanuit huis. Bij zijn werkgever ontstonden twijfels over de vraag of hij daadwerkelijk het overeengekomen aantal uren werkte.

De werkgever besloot daarop, zonder de werknemer hierover te informeren, zijn in- en uitloggegevens op het bedrijfsnetwerk te onderzoeken. Uit dit onderzoek zou volgens de werkgever blijken dat de werknemer in een periode van ongeveer een maand ten minste 29 uur minder had gewerkt dan overeengekomen. De werknemer werd vervolgens op staande voet ontslagen.

De kantonrechter zette echter een streep door het ontslag. Volgens de rechter had de werkgever onvoldoende aanleiding om direct tot heimelijke controle over te gaan. Van belang was onder meer dat de werknemer kort daarvoor nog positief was beoordeeld en zelf had aangegeven een hoge werkdruk te ervaren.

Volgens de kantonrechter had het daarom voor de hand gelegen om eerst met de werknemer in gesprek te gaan over de twijfels die bij de werkgever bestonden. De werkgever had daar bewust niet voor gekozen, omdat hij bang was dat de werknemer zijn gedrag vervolgens zou aanpassen. De rechter vond dat opmerkelijk. Als een werknemer mogelijk niet correct handelt, is aanpassing van dat gedrag immers juist wat een werkgever zou willen bereiken. Een gesprek was volgens de rechter daarom het meest voor de hand liggende middel geweest.

Door direct over te gaan tot heimelijke monitoring van de in- en uitloggegevens had de werkgever volgens de kantonrechter een veel zwaarder middel ingezet dan noodzakelijk was. Het onderzoek was daarmee in strijd met de privacyregels. Het ontslag op staande voet hield geen stand en de werkgever werd onder meer veroordeeld tot betaling van een transitievergoeding, een vergoeding wegens onregelmatige opzegging en een billijke vergoeding van € 60.000,00.

Betekent dit dat een werkgever zijn werknemers nooit mag controleren? Nee. Een werkgever kan daarvoor onder omstandigheden een gerechtvaardigd belang hebben. Denk bijvoorbeeld aan een vermoeden van fraude, diefstal of andere ernstige misstanden. Wel moet een werkgever steeds kunnen uitleggen waarom de controle noodzakelijk is en waarom niet kan worden volstaan met een minder ingrijpende maatregel. Werknemers moeten in beginsel bovendien vooraf weten dat controle mogelijk is.

Voor heimelijke controle gelden nog strengere regels. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moet onder meer sprake zijn van een redelijke verdenking van verboden of strafbaar gedrag en moeten minder ingrijpende mogelijkheden onvoldoende zijn gebleken. Daarnaast mag heimelijke controle slechts tijdelijk en incidenteel plaatsvinden en moeten werknemers hierover achteraf worden geïnformeerd.

De uitspraak laat bovendien zien dat inloggegevens niet automatisch hetzelfde zijn als gewerkte uren. Een werknemer kan immers ook werkzaamheden verrichten zonder op een bepaald systeem te zijn ingelogd, bijvoorbeeld door te bellen, overleggen of berichten te beantwoorden.

Heeft u vragen naar aanleiding van bovenstaand artikel? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op via info@sijbenpartners.nl of via 045-5602200. Wij helpen u graag verder.

Artikel geschreven door: Danée Laumen